職務経歴書を作成する

職務経歴書とは人事担当者が「職務経歴書」を確認するのは、あなたが「どのような業務経験」や「スキル」をもっているか確認するためです。

「履歴書」は、あなたの「学歴や職歴、保有資格」など個人プロフィールを知るためのものなります。
履歴書と職務経歴書の両方が揃って、正式に応募書類となります。
面接では、職務経歴書から質問される事が多くなりますので、人事担当者に分かりやすく内容をまとめる必要があります。

職務経歴書を作成する際のポイント

簡潔に記載する

人事担当者は数多くの職務経歴書に目を通す必要があります。
せっかくまとめた職務経歴書なので、読んでいただけない部分が出てしまうともったいないです。
できれば用紙１枚、多くても２枚に収まるようにまとめてください。

パソコンで作成する

職務経歴書は、細かい内容も多くなりますので、見やすくレイアウトした文字の方が読みやすくなりますので、パソコンで作成してください。

応募職種と自分との関連性を意識する

応募職種に必要な能力を把握します。そして自分の経験や考えていることを重ね合わせて、「自分がどう貢献できるか」を明確にします。

職務経歴書の作成まえにする下準備

書出す項目［1］あなたのキャリアや経験をすべて書きだす

職務経歴書は、履歴書で書いていること以上の内容を記入します。まず、職務のなかで行ったことを具体的に書きだしていくことがスタートになります。
最近の職務に関しては、「あなたが今できること」になるので、詳しく書き出してください。

まず、今まで就業した会社の情報を書出しましょう。

• 会社名や所属部署
• 業務の内容
• 配置異動
• 役職
• 管理していた部下の人数
• 業務の実績や成果
• 業務のなかで得た専門知識・技能

応募職種に対して、アピールし易い業務内容を意識してください。

花子さんは、まず箇条書きにして「在籍していた所の詳細」「していたこと」「★主な内容」を書出してみました。

書出す項目［2］応募職種に合わせた内容で構成する

キャリア内容を書き出すことで、多くのアピールできる項目が出てきます。しかし、こちらの一方的な情報提供ではいけません。
多くの内容より、合致した内容となるようにしていきます。

まず、

• 企業側がどのような人材を求めているかを想像してください。
  　「会社ホームページ」「求人内容」などを確認します。
• その後、それに見合った情報を選択していきます。
  　「実務能力」「適性」などが選択ポイントになります。

花子さんは、応募する「職種」「求人内容と合致する所」「自分に出来る事」を書出しました。

書出す項目［3］項目を立てて内容構成を決める

採用選考は、限られた時間内で行われる。採用担当者に情報を的確に読み取ってもらうには、目を通しやすい構成にする必要がある。

べースとなる項目を自分なりに組み立てる
中心となる項目は「職務経歴」と「職務内容」の２つだが、これより先に「職務要約」や「志望動機」などの項目を立てるのも良い。

適性・能力をアピールする項目を立てる
キャリア項目では「いつ、どんな会社で、どんな仕事をしてきたか」を記すが、専門知識や資格・免許の取得などの情報を、その流れの中に盛り込んでもかまわない。
セールスポイントとして際立たせるなら、「資格・免許」「PCスキル」「語学スキル」などと別項目を立てるか、「特記事項」としてひとまとめにする。

必要に応じて「自己PR」の項目を自分が希望職種で使える人材であることを、この項目でアピールする。
転職回数が多い、職歴にブランクがあるなどの不利な点をカバーするコメントを加えたり、志望動機や退職理由について、詳しく伝えるのもよい。

花子さんは、「今までの要約」「アピールポイント」や「志望動機」文面を下準備の時点で考えます。

書出す項目［4］スタイルを決める

基本的に職務経歴書の書き方は自由だが、一般的なスタイルに「編年体式」と「キャリア式」がある。
希望職種にアプローチしやすいほうを選びましょう。

• ＜編年体式＞

  一番古い就業先での経歴から作成する事を言います。

  転職花子さんは「編年体式」形式で職務経歴を作ります。

  花子さんの場合は、転職回数が２回となり、過去の経歴から直近の経歴までスキルアップをしていく過程が最大のアピールポイントとなります。

• ＜逆編年体式＞

  直近で働いていた就業先の経歴から作成する事を言います。

  転職回数が多い方は逆編年体式を使うとよいでしょう。

  メリットとしては、採用側が「今現在あなたに何が出来るのか？」が伝わりやすく、即戦力になるかの判断材料として、伝わりやすくなります。

花子さんは「編年体式」スタイルで、表を作成し職務経歴を作成しようと思います。
準備段階では、手書きでも良いのでどんな書き方「表」にするのか「文章」で作るのかを考え構成を練りましょう。

書出す項目［5］用紙・レイアウトを決める

自己PRの有効ツールとなる職務経歴書も、人に見せる文書として形が整っていなければマイナス印象となる。
レイアウトをおろそかにしてはいけない。

用紙は白無地のA4サイズが主流
企業から指定がなければ、どんな用紙を選んでもかまわない。最も一般的なのは、ビジネス書類のサイズのA4だが、履歴書と同じB5サイズを使う人もいる。文字量が多ければA4、少ない場合はB5というように、自分の状況に合わせて選べばよい。
いずれの用紙も、横書きで使うのがルール。
カラー紙を使ってはいけない決まりはないが、白無地にするのが普通。使うなら淡い色にする。

見やすいレイアウト”余白”が決め手
職務経歴書を作成するときは、余白の使い方が重要になる。紙面いっぱいに文字が詰まっていたのでは、採用担当者をうんざりさせてしまうし、逆に余白ばかりが目につくと、中身がからっぽで入社の熱意がない印象を与えてしまう。
レイアウトを決めるときは「読みやすさ」にポイントを置き、見た目にほどよい余白を確保するようにする。

職務経歴書は”仕上がり”も注目されている採用担当者が職務経歴書を見るのは、書かれてある内容だけではない。
文書の作成という、最も基本的なスキルの有無もチェックしている。
すっきりしたレイアウトで要領よくアピールポイントを伝えている職務経歴書は、応募者の実務能力の高さを感じさせるものであることを覚えておきたい。

花子さんは、レイアウトを考えます。構成はアピールしたい事や相手にとってメリットになる事を良く理解して考えます。
花子さんの場合は、英語が使える事を知ってもらうように構成しています。

職務経歴書を組立て作成する

下準備した［1］～［5］を踏まえ、職務経歴をまとめながら作っていきましょう。

パソコンで作成するにあたり、WordやExcel、PowerPointなど自分の使いやすいソフトを使用し作成して下さい。
パソコンが無い場合は、スマートフォンアプリなどを活用し作成しましょう。

職務経歴書のまとめ

職務経歴書の書き方は自由です。自由だからこそ、採用側はあなたを知る事ができるのです。
構成の仕方を少し工夫するだけで、見やすくなり好印象を与えたりします。

まずは、今までの自分と向き合うことから始めて、次に応募先を知る事をすれば次第に応募する理由や働く意欲が沸き、すらすらと文面が思い浮かんだりするものです。
職務経歴書を作成することは面接の練習にもなるので、落ち着いて時間に余裕をもって、作成しましょう。